Comment un centre hospitalier a structuré son recrutement et modernisé la relation agent grâce à deux solutions intégrées à l’environnement CPage.
« La transformation numérique de nos processus RH s’est concrétisée par le déploiement de Softy et Qamino. Ces deux projets nous ont permis de structurer nos processus, de gagner en efficacité et de professionnaliser la relation avec nos agents et nos candidats. »
– Karine Debakre, DRH du CH de Provins
Un contexte hospitalier sous tension
Comme de nombreux établissements de santé, le centre hospitalier Léon Binet de Provins fait face à des tensions de recrutement et à une forte sollicitation de ses équipes RH au quotidien.
Avant le déploiement de Softy, la gestion des candidatures reposait sur des CV papier, des échanges par mail et des tableaux de suivi Excel. Ce fonctionnement était chronophage et ne permettait pas d’avoir une vision consolidée du vivier de candidats.
Côté gestion administrative, les échanges entre le service RH et les agents se faisaient encore largement en présentiel ou par e-mail : transmission de justificatifs, demandes de changement d’adresse, gestion des absences. L’établissement cherchait un portail capable de rendre l’agent acteur de son propre dossier.
Des objectifs clairs pour la transformation RH
Le déploiement conjoint de Softy et Qamino répondait à cinq objectifs :
- Moderniser et structurer les pratiques RH en remplaçant les processus manuels par des outils dédiés.
- Centraliser et sécuriser les données candidats et agents dans un environnement unique.
- Gagner en réactivité dans le traitement des candidatures et des demandes administratives.
- Améliorer l’expérience agent et candidat à chaque point de contact avec le service RH.
- Disposer d’indicateurs fiables pour piloter la politique RH avec des données concrètes.
L’interopérabilité native avec l’environnement CPage a été un critère déterminant dans le choix de ces deux solutions.
Softy : structurer le recrutement de bout en bout
« La mise en place de Softy a marqué un véritable tournant dans notre organisation. Le déploiement s’est déroulé de manière fluide, avec un accompagnement sur site et à distance et une formation rapide qui a facilité l’appropriation par les équipes RH. »
– Karine Debakre, DRH du CH de Provin
Le déploiement de Softy a conduit l’établissement à formaliser l’ensemble de ses processus de recrutement. Les rôles ont été clarifiés, les étapes mieux définies et l’organisation interne renforcée. L’outil est aujourd’hui centralisé au sein du service RH, garantissant un suivi homogène et sécurisé des candidatures.
Les bénéfices concrets au quotidien
Le service recrutement peut désormais publier une annonce en quelques minutes, centraliser toutes les candidatures au même endroit et exploiter la CVthèque pour le sourcing. Les réponses aux candidats — positives comme négatives — sont envoyées rapidement, améliorant la qualité de la relation candidat et renforçant la marque employeur.
Softy offre également une meilleure visibilité sur le vivier et permet de prioriser plus efficacement les recrutements. Les statistiques générées alimentent les indicateurs, notamment dans le cadre du RSU.
Le temps gagné sur les tâches administratives permet aux équipes de se concentrer sur les entretiens, la communication et des actions proactives comme la participation à des forums emploi.
Aujourd’hui, Softy est devenu un outil structurant de la politique de recrutement du CH de Provins.
Qamino : donner de l’autonomie aux agents et fluidifier les échanges RH
« Déployé en 2022, Qamino s’inscrit dans notre volonté de digitaliser la relation avec les agents. Après une phase d’accompagnement et de communication interne, nous avons progressivement encouragé son usage pour la transmission de justificatifs, les changements d’adresse, la gestion de certaines absences ou l’accès à des documents administratifs. »
– Karine Debakre, DRH du CH de Provins
Plus d’autonomie pour les agents, moins de sollicitations pour le service RH
Grâce à Qamino, les agents effectuent leurs démarches administratives à distance et suivent le traitement de leurs demandes via les notifications intégrées. Cette traçabilité renforce la qualité de service et la transparence des échanges.
Les bénéfices organisationnels sont tangibles : moins de sollicitations directes, des flux mieux structurés et un gain de confort au quotidien. Les agents de nuit, par exemple, n’ont plus besoin de se déplacer dans les bureaux administratifs en fin de service pour déposer un justificatif.
Qamino participe à une évolution progressive des pratiques vers plus de dématérialisation, tout en responsabilisant les agents dans la gestion de leur dossier.
Et demain ? Les prochaines étapes de la transformation numérique RH
« Nous poursuivons cette dynamique de transformation numérique. Notre ambition est claire : faire du numérique un levier durable de performance RH, au service des agents, des candidats et de l’établissement. »
– Karine Debakre, DRH du CH de Provins
Côté Softy, le CH de Provins souhaite développer son processus d’onboarding : parcours d’intégration structuré dès le premier jour, envois automatisés, questionnaires de suivi et indicateurs dédiés à l’accompagnement des nouveaux arrivants.
Côté Qamino, l’établissement envisage d’élargir les workflows dématérialisés avec des circuits de validation intégrés, pour aller encore plus loin dans la digitalisation des processus RH.
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