Structurer, harmoniser, performer : retour d’expérience sur les Achats Généraux du GHT 21/52
Quand la coopération devient une force
Comment structurer les achats généraux pour répondre aux enjeux d’un territoire hospitalier ?
C’est la question à laquelle la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52 a souhaité répondre en engageant un travail de structuration et d’harmonisation à l’échelle du territoire.
Ce retour d’expérience illustre comment une organisation collective peut renforcer les pratiques achats et créer les conditions d’une coopération durable entre établissements.
Au-delà de l’expérience locale, cette démarche témoigne d’une véritable maturité organisationnelle : le GHT 21/52 s’affirme comme un précurseur en matière de coordination territoriale des achats généraux, ouvrant la voie à des modèles dont d’autres GHT pourront s’inspirer.
Au cœur de cette dynamique, Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52, apporte son éclairage tout au long de cette expérience.
De la prise de conscience à l’élan collectif
Toute transformation commence par une prise de conscience.
Pour le GHT 21/52, il est apparu nécessaire de repenser les achats afin de répondre à plusieurs enjeux : se mettre en cohérence avec les objectifs fixés par la DGOS à travers le programme PHARE, notamment en matière de mutualisation des achats et de professionnalisation de la fonction d’achet
Le programme PHARE a joué un rôle d’accélérateur. En rappelant l’importance de la professionnalisation et de l’efficience, il a donné un cadre national aux réflexions locales. L’objectif du GHT était clair : transformer des pratiques disparates en une organisation cohérente, lisible et capable de produire des résultats collectifs.
« La structuration des pratiques achats est née d’une prise de conscience partagée : nous devions harmoniser nos méthodes et améliorer notre performance collective. »
– Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52
Avant cette démarche, chaque établissement fonctionnait avec ses propres circuits, outils et méthodes. Si cela répondait aux besoins du quotidien, cela limitait la capacité de pilotage à l’échelle du territoire. Ce constat a ouvert la voie à un travail de structuration destiné à donner une nouvelle visibilité à l’organisation achats et à renforcer son efficacité collective.
De la prise de conscience à l’élan collectif
La réussite d’une telle démarche repose avant tout sur la capacité à fédérer. Le GHT a choisi d’avancer progressivement, en impliquant les établissements pas à pas.
Entre 2018 et 2021, la Cellule des Achats Généraux a engagé un travail de convergence pour rapprocher les pratiques, renforcer la professionnalisation et poser les bases d’une organisation partagée.
Dès 2021, la cellule a défini et déployé une vision stratégique claire, formalisée dans une feuille de route ambitieuse s’étendant jusqu’à fin 2025. Ce cadre structurant a permis de planifier et d’accompagner la montée en maturité de la fonction achats au sein du GHT, en alignant objectifs stratégiques et opérationnels sur une trajectoire de progrès mesurable.
L’amélioration continue constitue l’un des piliers fondamentaux de la culture de la Cellule des Achats Généraux. Elle s’illustre notamment par son engagement dans une démarche de certification ISO 9001.
Parmi les étapes clés de ce parcours, la cartographie des processus achats a représenté une avancée majeure. Fruit d’un travail collaboratif, elle a permis de modéliser les processus clés, clarifier les responsabilités et consolider une organisation durable, garante d’efficacité et de performance.
Cette approche rigoureuse et collective traduit la volonté de la cellule de répondre aux enjeux partagés par les établissements du GHT 21/52 : recherche d’excellence opérationnelle, transparence et pérennité des pratiques.
« La cartographie des processus nous a permis de clarifier les rôles et d’avoir une vision commune des étapes à franchir. C’est un outil qui nous a beaucoup aidés à construire une organisation lisible et partagée. » – Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52
Cette cartographie a ensuite servi de socle pour aller plus loin.
Elle a permis d’organiser la fonction achats à l’échelle du territoire et de poser les bases d’un pilotage centralisé, condition indispensable à une animation collective structurée.
Poser les fondations d’une organisation commune
Une fois la structuration consolidée, la question du SI Achat s’est posée naturellement.
L’outil n’était pas un objectif en soi, mais le prolongement logique de l’organisation mise en place.
Pour la Cellule des Achats Généraux, il devait répondre à plusieurs attentes stratégiques :
- permettre le suivi des marchés de bout en bout, de la consolidation des besoins à la mise à disposition des contrats pour l’ensemble du GHT ;
- centraliser l’information pour éviter la dispersion des données ;
- piloter les achats autant par l’activité que par la performance ;
- gagner en efficacité et offrir une meilleure lisibilité aux établissements sur les actions menées à l’échelle territoriale.
« Nos attentes étaient simples : un outil au service de l’organisation, pas l’inverse. Nous cherchions une solution qui nous permette de gagner en traçabilité, en pilotage et en harmonisation. » – Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52
Les bénéfices sont aujourd’hui concrets :
- L’information est centralisée et accessible à tous, évitant les doublons et renforçant la fiabilité des données.
- Les processus sont plus fluides et plus sûrs, réduisant le temps consacré aux tâches administratives.
- Les établissements bénéficient d’une meilleure visibilité sur les marchés et accèdent directement aux informations utiles.
- Enfin, la gouvernance du GHT dispose d’une vision stratégique consolidée : les décisions reposent sur des données fiables et les gains réalisés peuvent être mesurés avec précision.
« Le SI Achat n’a pas été une baguette magique, mais le prolongement naturel de l’organisation que nous avions construite. » – Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52
Les piliers de l’accompagnement au changement
Plusieurs enseignements se dégagent de cette initiative.
Premier enseignement : structurer avant d’outiller.
Un outil ne déploie tout son potentiel que s’il s’appuie sur une organisation claire et partagée.
Deuxième enseignement : entretenir une dynamique collective.
Associer les établissements dès le départ, mobiliser des relais locaux et maintenir une communication régulière crée une véritable culture commune.
Au-delà de la méthode, c’est l’accompagnement humain — explication, pédagogie, proximité — qui a été déterminant. Il a permis de rassurer les équipes, de lever les résistances et de faciliter l’appropriation du dispositif.
Troisième enseignement : respecter le bon rythme.
La progressivité a été un facteur clé : avancer étape par étape, laisser le temps à chacun de s’approprier les changements et démontrer progressivement les bénéfices ont permis d’ancrer la transformation dans la durée.
« Structurer avant d’outiller, prendre le temps nécessaire et impliquer les établissements dès le départ : ce sont les trois clés de notre réussite. » – Mathieu Vallet, Responsable de la Cellule des Achats Généraux du GHT 21/52
Une organisation achats tournée vers l’avenir
L’expérience du GHT 21/52 montre qu’un outillage achats est avant tout une aventure collective.
La réussite repose sur une organisation structurée, une gouvernance claire et une dynamique partagée.
Le SI Achat vient ensuite en appui : il centralise l’information, sécurise les processus, suit les marchés et offre une vision stratégique renforcée.
Mais au-delà de cet outillage, la démarche du GHT 21/52 ouvre de nouvelles perspectives :
- préparer la fonction achats à jouer un rôle encore plus stratégique,
- anticiper les besoins du territoire,
- sécuriser les approvisionnements,
- optimiser les ressources collectives.
L’expérience acquise par la Cellule des Achats Généraux démontre qu’en conjuguant organisation, outil et intelligence collective, il est possible de bâtir une fonction achats performante, durable et tournée vers l’avenir.