Nouvelle approche pour accroître l’efficience des Achats

Avec un écosystème du numérique en santé en pleine ébullition, les établissements de santé publics sont confrontés à de réels défis pour optimiser leurs processus achats, approvisionnements et financiers.

Les Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) ont émergé comme des piliers essentiels, offrant une structure propice à la mutualisation des ressources et à la mise en place de politiques d’achat communes. Dans cette dynamique, et avec pour objectif d’outiller les équipes achats, les Systèmes d’Information Achats (SIA) de territoire représentent une avancée majeure, en alliant efficience opérationnelle et digitalisation des processus.

Cet article explore les enjeux, les bénéfices et le périmètre d’un tel déploiement, tout en mettant en lumière l’importance de la convergence entre les fonctions achats et les systèmes d’information économique et financier au sein des GHT.

Les défis de la fonction achats dans les établissements de santé

Les établissements de santé sont confrontés à une grande diversité d’achat. Chaque domaine d’achat a ses propres spécificités et nécessite une expertise particulière. Par exemple, l’achat de fournitures médicales nécessite une connaissance approfondie des produits, de leur utilisation et des normes de sécurité. De même, l’achat de services logistiques requiert une compréhension des processus opérationnels de l’établissement de santé. Cette diversité des achats pose un défi majeur en termes de gestion. Chaque domaine d’achat doit être géré de manière stratégique pour garantir que les meilleurs produits et services sont acquis au meilleur prix. Cela nécessite une planification minutieuse, une analyse de marché approfondie et une négociation habile avec les fournisseurs. Les processus achats dans les établissements de santé sont extrêmement complexes. Ils impliquent une multitude d’étapes, allant de l’identification des besoins à la sélection des fournisseurs, en passant par la négociation des contrats et la gestion des commandes.

L’identification des besoins est une étape majeure qui nécessite une consultation avec les différents départements pour comprendre les attentes des différentes partie prenantes. La sélection des fournisseurs s’inscrit elle aussi comme un point d’ancrage central. Elle nécessite une analyse minutieuse des différents fournisseurs disponibles sur le marché. Cela peut impliquer l’évaluation de leur capacité à fournir des réponses adéquates aux attentes, leur fiabilité, leur réputation sur le marché et leur conformité aux normes de qualité et de sécurité.

La négociation des contrats est une phase délicate qui nécessite des compétences essentielles et une connaissance approfondie du marché. Il s’agit de garantir que l’établissement de santé obtient les meilleures conditions aux meilleurs prix possible. Enfin, la gestion des commandes est une tâche complexe qui nécessite une coordination efficace entre les différents départements de l’établissement de santé. Cela peut impliquer le suivi des livraisons, la gestion des stocks et la résolution des aléas multiples qui peuvent survenir

Face à ces défis, les GHT émergent comme des structures propices et adéquates, offrant des possibilités de mutualisation des ressources et la mise en commun des compétences, avec pour objectif ultime d’accroître l’efficience et la performance globale du cycle achat.

Les fondements du SI Achats de territoire

La mutualisation de la fonction achat au sein des GHT constitue le socle sur lequel repose l’efficience des SI Achats de territoire. Cette approche vise à consolider les achats à l’échelle du territoire, en centralisant les décisions stratégiques, la planification des marchés et le contrôle de gestion des achats. Les SI Achats de territoire se caractérisent par une couverture fonctionnelle étendue, englobant l’ensemble des étapes du processus d’achats, de la planification à l’exécution des marchés. Cette intégration contribue à une gestion cohérente, transparente et collaborative des opérations d’achat, favorisant la traçabilité et la conformité aux règles du code de la commande publique.

Dans sa dimension opérationnelle, le SIA est conçu pour piloter l’ensemble du flux de travail d’un acheteur, de la définition des besoins à l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes, en passant par la gestion des contrats et des fournisseurs.

Ces plateformes collaboratives innovantes, souvent pensées par des acheteurs pour des acheteurs permettent également de gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats, de leur création à leur suivi d’exécution, en offrant des fonctionnalités avancées de pilotage, de suivi des litiges et d’évaluation qualitative. Elles sont gage de conformité et de performance des achats publics, notamment sur le volet de la dématérialisation en allant jusqu’à la signature électronique, qui représente un enjeu majeur depuis plusieurs années. Cette approche complète représente un facteur clé de leur efficacité. Elle permet de supprimer les silos d’information, d’assurer la cohérence des données et d’offrir une vision globale et unifiée de la performance financière et opérationnelle des achats, en incluant la dimension exécution des marchés. La connexion aux GEF s’inscrit dans une démarche de digitalisation totale des processus en supprimant les ruptures entre les décisions achats et la chaîne d’approvisionnement de l’hôpital.

Une approche innovante

L’adoption d’un Système d’Information Achats représente une avancée majeure dans la manière dont les établissements de santé gèrent leurs façons d’aborder les achats. Au-delà de simplement moderniser ces processus, ces systèmes transforment profondément la façon dont les achats sont effectués et gérés. Ils intègrent une gamme étendue de fonctionnalités avancées qui vont bien au-delà de la simple automatisation. Par exemple, ils permettent la mise en place de pratiques d’achats responsables, en facilitant l’évaluation des fournisseurs selon des critères de responsabilité sociale et environnementale.

De plus, l’intégration de l’Open Data enrichit souvent la base de données fournisseurs en proposant des informations pertinentes et actualisées, favorisant et sécurisant la prise de décision.

L’intelligence artificielle est également une composante inévitable de ces outils. Elle automatise aujourd’hui certaines tâches administratives, telles que la vérification de la conformité des fournisseurs ou l’analyse des données achats pour détecter des tendances et des opportunités d’optimisation. En automatisant ces tâches chronophages et en fournissant des outils analytiques avancés, les Systèmes d’Information Achats libèrent du temps et des ressources pour les équipes d’achat, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la négociation de contrats stratégiques ou le développement de relations fournisseurs durables.

Ces systèmes représentent bien plus qu’une simple modernisation ; ils constituent une véritable transformation au sein des établissements de santé. L’intégration entre les SI Achats et les systèmes d’information économique et financier garantit à présent d’éliminer les tâches redondantes et les ressaisies. En éliminant les ruptures entre la fonction achat et les systèmes d’information existants, les SI Achats de territoire favorisent une collaboration fluide et une circulation transparente de l’information, réduisant ainsi les risques d’erreurs et d’incohérences.

Selon une enquête menée par le Groupe de Recherche en Gestion Hospitalière (GRGH), l’intégration des SI Achats a permis de réduire de 50% les erreurs de commande. En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée, les SI Achats permettent aux acheteurs de se concentrer sur des activités stratégiques et à forte valeur ajoutée, telles que le sourcing fournisseur, le recensement des besoins du GHT, la négociation des contrats ou encore la gestion des relations fournisseurs.

En résumé

L’émergence des SI Achats de territoire représente une étape centrale dans la transformation des pratiques d’achat des établissements de santé. En favorisant la mutualisation, la convergence et la digitalisation des processus, ces solutions offrent aux GHT les moyens de relever les défis actuels et de s’adapter aux évolutions futures du système de santé. Avec des bénéfices remarqués en termes d’efficience opérationnelle, les SI Achats, déployés dans une logique territoriale s’imposent comme des leviers incontournables pour une gestion optimisée des ressources. En unissant la puissance des technologies de l’information à l’Intelligence des Acheteurs, les établissements de santé sont équipés pour surmonter les défis présents et à venir au sein de leur écosystème, garantissant ainsi le bon déroulement de leur mission principale : prodiguer des soins de qualité.