La Digitalisation RH : un levier de performance pour les hôpitaux
La digitalisation a transformé de nombreux aspects de notre société, et le domaine des ressources humaines (RH) ne fait pas exception. De nos jours, les établissements de santé se tournent de plus en plus vers les outils numériques pour optimiser leurs processus RH, améliorer leur efficacité et offrir une expérience plus fluide aux employés. Grâce aux questions récurrentes récoltées auprès de nos adhérents, découvrez dans cet article les enjeux et les avantages que la transformation numérique peut apporter aux fonctions RH de votre établissement.
qu’entend-on par « digitalisation des processus RH » ?
« Une constellation d’outils numériques interconnectés s’intégrant à un système d’information existant »
La digitalisation des processus RH, aussi appelée transformation numérique des RH, désigne la mise en œuvre de technologies numériques pour automatiser, optimiser et améliorer les opérations et les tâches liées à l’activité des ressources humaines au sein d’une organisation.
Pour Philippe Corneloup, Chef de produits marketing RH, « Aujourd’hui, le digital s’invite partout dans les directions des ressources humaines. Il ne s’applique donc pas seulement aux activités de recrutement et à la paie, mais concerne toutes les activités des ressources humaines ».
quels sont les bénéfices à digitaliser vos processus RH ?
La digitalisation des processus RH offre de nombreux avantages significatifs pour les établissements, ce qui explique pourquoi de nombreuses organisations choisissent de la mettre en place ou de la généraliser. Voici quelques raisons importantes pour lesquelles la digitalisation des processus RH est bénéfique :
top 3 des bénéfices
Agilité
Possibilité de réallouer les ressources sur des tâches à haute valeur ajoutée plus enrichissantes pour les agents, etc.
Productivité
Accroître l’efficacité de l’équipe RH en réduisant le temps d’exécution de certaines tâches (signatures, impressions, mises sous pli, etc.)
Rentabilité
Réduction des coûts de réalisation des tâches notamment le coût d’impression (location de matériel et consommable, etc.)
Quels processus RH sont les plus appropriés pour la digitalisation ?
Identifier les processus RH les plus sensibles aux gains d’efficacité et à l’automatisation, comme la gestion des candidatures, la paie, la gestion du temps, la formation, les ordres de mission, etc., est essentiel pour un établissement avant de s’engager dans cette démarche. Ces processus dépendent de l’organisation de l’établissement mais il est souvent nécessaire de passer par un consultant expert dans le domaine pour évaluer l’impact de la démarche et le gain possible.
comment réussir votre transition vers la digitalisation ?
« La digitalisation des process RH ne peut être une réussite que si elle est accompagnée d’une stratégie de gestion du changement pour en faciliter l’adoption »
En effet, la digitalisation change la manière dont les agents interagissent avec les RH voire au sein même du service. L’implication de tous est donc nécessaire pour conduire une transformation dans de bonnes conditions.
Un accompagnement nécessaire pourra être établi en amont pour définir les étapes et le planning de réalisation. La conduite du changement peut parfois nécessiter l’intervention de personnes qualifiées dans le domaine ou de prestataires aptes à vous apporter leur diagnostic, leur conseil et aussi leurs compétences opérationnelles.
Comment garantir la sÉcurité des donnÉes et la réglementation ?
Les lois et réglementations relatives aux RH varient d’un pays à l’autre. Assurez-vous de respecter toutes les obligations légales lors de la digitalisation des processus RH.
Les processus RH traitent souvent des données confidentielles et en particulier des données dites « à caractère personnel » (DCP), souvent désignées comme « données personnelles ». Les traitements des DCP sont strictement encadrés, notamment par :
- le RGPD, pour des traitements réalisés par un organisme établi sur le territoire de l’UE (ou sur un territoire où le droit d’un pays membre de l’UE s’applique) ou ciblant des personnes concernées dans l’UE,
- la Loi Informatique et Libertés, pour des traitements réalisés par un organisme établi sur le territoire français ou pour des traitements réalisés par des organismes soumis au RGPD et ciblant des individus résidant en France.
Ces textes de droit, destinés à protéger les personnes concernées par les traitements, présentent les grands principes de protection des données personnelles et les droits des personnes : la licéité, la transparence, la minimisation des données ou encore la limitation de la conservation des données en sont des exemples. Mais ces textes exposent également des obligations de sécurité.
Aussi, lors de la digitalisation d’un processus RH traitant des données personnelles, il est conseillé d’inclure dans le projet un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO) : il saura orienter le responsable du traitement pour respecter ces exigences.
ZOOM sur : La Qualité de vie au travail
En facilitant l’accès aux informations et en améliorant la communication entre les services, la digitalisation permet aux collaborateurs de se sentir davantage épanouis dans leur cœur de métier. Grâce à des échanges fluidifiés et une transparence appréciée des agents, la satisfaction globale des acteurs de l’organisation permet notamment d’améliorer votre image employeur.
Success stories
Témoignage de Laurence AUVINET, Chargée de la gestion et du développement des Ressources Humaines des centres hospitaliers de Saumur et de Longué.
Pourquoi avez-vous choisi de digitaliser vos processus RH ?
« À l’origine, notre réflexion a porté sur le fait de vouloir réduire le volume de nos archives et le temps consacré à les gérer. Nous avons donc lancé un projet de dématérialisation via la numérisation afin de réduire la consommation de papier, rationaliser les espaces de stockage et libérer nos collaborateurs d’une grande partie de leur temps consacré à classer difficilement des documents dans des dossiers comprimés dans leurs armoires. »
Quels ont été les principaux facteurs qui ont motivé la décision de numériser les processus RH ?
« Nous avons monté notre projet autour de trois objectifs principaux :
- Disposer d’une information centralisée, accessible et sécurisée,
- Réduire les coûts,
- Gagner en efficacité et en productivité. »
Comment la digitalisation des processus RH contribue-t-elle à améliorer l’efficacité de votre service RH ?
« Nous avons établi un projet composé de 4 grandes phases de 2022 à 2023 :
- La dématérialisation des bulletins de salaire,
- Le développement de la gestion électronique des documents avec signature électronique,
- L’ouverture du portail agent en ligne,
- Le lancement de la plateforme de recrutement.
Grâce à la mise en place de ces outils, la digitalisation nous permet de simplifier, accélérer et sécuriser nos processus de gestion interne. Le temps gagné est réinvesti auprès des agents pour leur apporter un accompagnement plus personnalisé. »
En quoi la transformation numérique des RH a-t-elle amélioré l’expérience des employés au sein de votre établissement ?
« Les démarches des agents sont simplifiées. Ils disposent à tout moment via le portail de l’accès à leur dossier administratif personnel et peuvent engager certaines démarches en ligne, transmettre des documents dématérialisés, accéder à leur bulletin de salaire. L’agent peut suivre directement l’avancement de ses démarches engagées via le portail et signer son contrat de travail à distance. »
Quels avantages tangibles avez-vous observés depuis la mise en place de la digitalisation des processus RH ?
« Pour notre équipe, les avantages sont également bien présents au quotidien, comme par exemple l’accès à un dossier unique possible pour plusieurs gestionnaires, la fluidification des circuits et la traçabilité des demandes et du traitement en réponse. »
EN RéSUMé
La digitalisation des processus RH permet d’améliorer l’efficacité, la précision, la conformité, l’expérience des agents, et la capacité à prendre des décisions stratégiques basées sur des données en temps réel. Elle contribue à moderniser la gestion des ressources humaines et à soutenir les objectifs de l’établissement, ce qui en fait un levier de performance global.
CONTACT
La digitalisation des processus RH apporte plusieurs changements positifs aux services des ressources humaines et aux établissements de manière globale, mais les défis à relever pour y arriver requièrent l’étude d’un expert SIRH.
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