L’hôpital public souffre d’un défaut d’attractivité et fait face actuellement à une importante rotation du personnel. La multiplication de contrats courts et de vacation augmente le volume de documents administratifs à traiter, ce qui complexifie l’une des missions récurrentes du service des ressources humaines : la gestion de la paie.
Dans ce contexte tendu, la dématérialisation des bulletins de salaire encouragée par la loi El-Khomri entrée en vigueur en 2017, est un atout considérable pour alléger la gestion des processus RH des établissements de santé. Gros plan dans cet article sur les avantages des solutions de dématérialisation à votre disposition.
Réduire les tâches fastidieuses et les coûts de gestion de l’hôpital
Le tri et la distribution des bulletins de salaire font partie des missions fastidieuses et chronophages des RH. Réimprimer les bulletins de paie prend du temps, le réenvoi sous format papier est source d’erreurs. Qui plus est, le bulletin de salaire réimprimé représente un coût élevé, tant sur le plan financier (papier, encre, affranchissement…) qu’écologique.
Pour les équipes RH, la gestion manuelle des bulletins de salaire représente une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée. Elle génère souvent du stress, car les collaborateurs doivent recevoir leurs fiches de paie dans des délais très courts. Dans le secteur de la santé, où les équipes doivent composer avec un manque de ressources, ceci accroît la complexité des processus et la pression sur les services RH. La digitalisation permet de réduire ces contraintes en automatisant les processus, sécurisant les échanges et libérant du temps pour des missions à plus forte valeur stratégique.
Une solution logicielle telle qu’un coffre-fort numérique simplifie considérablement la gestion de la paie. Intégré à votre logiciel de paie, il permet de générer et d’envoyer les bulletins de salaire directement dans le coffre-fort numérique de chaque salarié. Bien qu’un tel outil représente un investissement initial, son retour sur investissement est rapide et s’accompagne d’un impact écologique positif : suppression du papier, des consommables et des frais d’expédition. Les salariés reçoivent leur bulletin de paie sans délai, tandis que les équipes RH gagnent en efficience et en agilité.
Les bulletins de salaire dématérialisés sont plus sécurisés
La sécurité est une autre problématique majeure qui pèse sur l’administration des hôpitaux publics, et plus particulièrement sur le service RH. Les bulletins de salaire contiennent en effet des données sensibles et personnelles (coordonnées bancaires, montant des primes, taux d’imposition…) qui doivent faire l’objet d’une attention particulière, conformément au RGPD.
Par ailleurs et comme tout employeur, les hôpitaux ont l’obligation légale de conserver leurs documents comptables. Stocker un double des bulletins de salaire présente cependant les mêmes inconvénients que leur impression : chronophage, coûteux, sans valeur ajoutée, et lacunaire en termes de confidentialité des données. L’archivage est d’autant plus complexe dans les groupements hospitaliers, en raison du volume de la masse salariale.
Avec la mise en place d’unespace salariéet d’un coffre-fort numérique, les hôpitaux disposent d’une solution centralisée qui garantit une plus grande efficacité opérationnelle aux agents RH. Les variables (primes Ségur, congés, jours fériés travaillés…) sont entièrement automatisées. De même, l’envoi du bulletin de paie génère une copie numérique qui est archivée et sécurisée dans l’espace de stockage de l’hôpital, sans surcroît de travail.
Quant au salarié, il dispose d’un accès indépendant à ses documents dématérialisés, 24 h/24, 7/7. Son coffre-fort est disponible à vie, même en cas de rupture de contrat. Il peut y stocker l’ensemble des documents professionnels et personnels qu’il souhaite conserver de façon sécurisée.
Libérer du temps pour recruter et fidéliser les salariés
Dématérialiser les bulletins de salaire optimise cette tâche répétitive et libère du temps au personnel des ressources humaines. Tout ce temps gagné grâce à la gestion électronique des processus RH permet aux agents de se concentrer sur leur cœur de métier – l’humain – et de retrouver de l’intérêt pour leur profession. Ils peuvent alors se consacrer à des missions à haute valeur ajoutée, telles que l’accueil et le recrutement de talents.
Au-delà de la dématérialisation des fiches de paie, les solutions logicielles sont également de bons moyens pour attirer des candidats et fidéliser les salariés dans les hôpitaux publics. La signature électronique du contrat de travail, la mise à disposition des documents d’accueil dans un espace collaboratif, la création d’un coffre-fort numérique sont autant de solutions pratiques qui facilitent la gestion administrative des salariés et fluidifient les échanges avec le service RH. Elles véhiculent l’image d’un hôpital moderne, à l’écoute des besoins et du bien-être de ses équipes, et où il fait bon travailler.
CPage accompagne les services RH dans la digitalisation de leurs processus à faible valeur ajoutée. Optimisez votre temps en dématérialisant vos documents en quelques clics avec nos solutions logicielles.
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